В прошлом выпуске проекта «СМК: просто о важном» мы говорили о внутренних аудитах – инструменте, который помогает нам честно взглянуть на свои процессы. Сегодня разберем тему, без которой невозможен ни один аудит и вообще существование СМК. Это документированная информация.
На первый взгляд, документы и записи – одно и то же. Бумаги, файлы, папки. Но в мире менеджмента качества между ними есть принципиальная разница. И понимание этой разницы помогает не запутаться в требованиях и защищает каждого из нас.
Что такое «документированная информация»?
В современном стандарте ISO 9001 ушли от привычных терминов «документы» и «записи». Теперь все вместе называется одним словосочетанием – документированная информация. Это любые сведения, которые нужно сохранять и которыми нужно управлять.
Но для удобства мы все равно делим ее на две большие группы, потому что их назначение и правила работы с ними отличаются.
Группа 1. Документы (они же «правила»)
Это «чертежи» и «инструкции». Они отвечают на вопрос «Как делать?»
Документ (или в нашей терминологии – СТП, положение, инструкция, техпроцесс) – это заранее утвержденные правила. Он обязателен для всех, не меняется от раза к разу, и его задача – дать нам единый алгоритм действий.
Группа 2. Записи (они же «свидетельства»)
Это «фотографии» или «отчеты». Они отвечают на вопрос «Сделано ли?».
Запись – это подтверждение того, что действие было выполнено. Это не инструкция, а факт. Журнал учета, протокол испытаний, наряд-допуск, подпись в листе ознакомления, чек-лист аудитора. Запись создается в момент выполнения работы или сразу после нее. Она не подлежит редактированию.
Почему нам важно это различать на практике?
1. Внутренние аудиты проверяют именно это.
Когда к вам приходят аудиторы (выпуск № 7), они смотрят на соответствие между документами и записями.
Они берут документ (СТП) и смотрят на записи (журналы, акты). Вопрос аудитора: «В СТП написано, что контроль нужно проводить каждый час и записывать в журнал. Покажите мне записи за вчерашнюю смену».
Если записи есть – значит, процесс выполнялся. Если записей нет или они не соответствуют требованиям – это несоответствие. Аудитор не проверяет качество самой работы напрямую, он проверяет, есть ли свидетельства, что вы работали по правилам.
2.Ваша личная защита
Запись – это ваш главный защитник. Представьте ситуацию: произошел сбой, и кто-то говорит: «Иванов не проводил контроль». Если у вас есть запись (подпись в журнале, акт), у вас есть доказательство, что вы действовали по инструкции.
Записи ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии для получения доказательств соответствия продукции установленным требованиям.
3.Жизненный цикл документа
У каждой записи есть свой срок хранения. Журналы учета могут храниться год или три года. А вот протоколы испытаний важной продукции могут храниться десятилетиями. Это не просто так. Если через пять лет потребитель предъявит претензию, мы должны будем поднять архив и показать – вот запись, мы все сделали правильно на тот момент.
Запомните главное
1.Документ (СТП, инструкция) – это правило: как делать.
2.Запись (журнал, акт, протокол) – это свидетельство: что сделано и что получилось.
3.Запись нельзя редактировать «задним числом». Она создается строго в момент события.
4.И то, и другое входит в понятие «документированная информация» СМК и обязательно для управления. Отсутствие записей приравнивается к отсутствию работы.
Мы говорили о правилах, об аудитах, о документах. Но ради чего все это?
В следующем выпуске поговорим о продукции и потребителе. Как СМК помогает нам делать продукцию лучше и удерживать лидерство на рынке.
Документы существуют, чтобы мы делали, а записи – чтобы мы помнили!
