В прошлом выпуске мы учились «говорить на языке качества» и разбирали аббревиатуры. Выяснили, что скрывается за буквами СТП… Но одно дело знать, а другое – уметь быстро находить необходимый документ.
Согласитесь, ситуация, когда нужно срочно сверить свои действия с СТП, положением, регламентом, инструкцией, а ты лихорадочно открываешь папки и думаешь: «Где же этот документ? В прошлом году был здесь, а сейчас, наверное, обновили…», знакома многим.
В этом выпуске разбираем навигацию в мире документов СМК. Куда смотреть, где искать и как не заблудиться в трех соснах.
Часто мы ищем документы по старинке:
- спрашиваем у коллеги (который тоже не уверен),
- находим старую версию в своей почте,
- сохраняем файл «сомнительной редакции» из общей папки подразделения.
Знакомо? Проблема таких способов в том, что высок риск нарваться на неактуальную версию. А работать по старому стандарту – это как ехать по карте пятилетней давности: дорога могла давно измениться.
Решение – Единое хранилище АЛНИС (автоматизированная локальная нормативно-информационная система).
АЛНИС – единственный официальный источник правды, доступный всем сотрудникам.
Как им пользоваться, чтобы не тратить время?
Шаг 1. Не пытайтесь угадать точное название документа.
В навигаторе все локальные правовые акты разложены не по алфавиту ваших желаний, а по процессам и видам деятельности, а все СТП размещены в разделе «Стандартизация, сертификация, качество».
Шаг 2. Думайте категориями.
Вам нужен документ про премирование? Идите в раздел «Персонал и структура Общества – Организация труда и заработной платы».
Шаг 3. Верьте только действующей редакции.
Когда вы открыли необходимый раздел, посмотрите на статус документа. В АЛНИС это самый верхний уровень – «Действующая редакция (с учетом всех изменений и дополнений)». Если вы видите «Архив» – это не та версия, которую можно применять в работе.
Что делать, если найти не получается?
Представьте, что вы пришли в супермаркет, а нужного продукта на полке нет. Что вы сделаете? Уйдете голодным? Или обратитесь к консультанту?
В мире документов СМК «консультанты» – это ваши непосредственные руководители, уполномоченные по стандартизации, уполномоченные по менеджменту качества, а также сотрудники УСКС (касательно СТП) и юридического управления (касательно локальных правовых актов).
Если вы перерыли весь портал, но так и не нашли нужный документ, не стесняйтесь задать вопрос. Это не стыдно. Это – профессионально.
Чек-лист для быстрого поиска:
Стоп: не пишем в чат «Скиньте инструкцию!».
Путь: заходим в АЛНИС: Внутренний портал предприятия / Главная / Ресурсы / АЛНИС.
Фильтр: выбираем соответствующий раздел или пользуемся быстрым поиском.
Контроль: проверяем статус документа.
Найти нужный документ – это не квест, а просто навык. Навык работы с информацией. Освоив его однажды, вы перестанете тратить часы на поиски и будете всегда работать по самым свежим правилам.
Кстати, а знаете ли вы, что у каждого СТП есть своя группа, «срок годности» и свой хозяин? В следующем выпуске расскажем, кто отвечает за то, чтобы СТП не устаревали, и почему их отправляют «на пенсию».
Хороших вам рабочих смен и легких поисков!
Юлия ЧУМАКОВА, начальник УСКС
